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高效率會議該如何進行?

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高效率會議該如何進行?

發布日期:2017-06-09 作者: 點擊:

   貴陽會議音響

   效率,一直是企業所追求的根本,只有高效率才能給企業帶來可觀的效益;而近年來,一些企業常常抱怨,不管是商務會議還是工作會議,其效率往往不盡如人意;實際上,從兩會到日常,從政府到企業,會議都是不可缺少的,如何真正開好會,做到“向會議要效益”,我想很多人都在追求其中的奧秘?今天筆者就簡單與大家分享一下:
    第一、選擇適用的開會方式:在政府及企事業單位的日常工作中,開會頻率很高,有些重要會議的規模也會非常大,不僅耗時多,也占用大量精力財力。其實,有超過90%的會議是能夠以“視頻會議”方式代替的。目前,基于IT網絡和云技術的支持,云會議能夠提供最便捷的會議平臺,同時也將最廣闊的“擬真”會議空間帶給人們,革新會議模式,從根本上使“高效開會”成為習慣。
    第二、合理分配會議權限:實地會議中,會議管理權限常常會因特殊情況發生轉移,發言時長不易控制,容易變成“少數人的會議”或“報告會議”,但在視頻會議中,由于會議權限有嚴格限制及合理分配,就能避免發生這種情況。視頻會議系統可自動過濾非邀請人員參會,由“會議主席”控制整體進程,他具有邀請發言或會議請出的權限,也可以遠程控制與會各方現場視頻,將最廣角度的“實況”呈現給全部參會者,可以實時召集電子投票并控制進程,也可以在線演示流媒體文件,或者展開分組討論,能夠以更權威的角色引導會議進展,使會議在規定時間內達成既定目標。
    第三、建立清晰的會議條理:人們開會的初衷在于解決問題,但往往在實際操作中卻事與愿違。云會議的架構、功能及操作,都為此做好了鋪墊。在云會議平臺上,會議召集人可以預先上傳會議資料到“云端”,并在會議進行中隨時調用,充足的準備使會議條理更清晰,議題更明確,與會者更容易就相關議題發表獨到見解,更易達成共識、生成決策,較實際會議更易管理。
    第四、成本效益控制:云會議最能體現會議的“成本效益”原則。不單單是節省差旅費用、會場租用費、辦公用品費等實際支出,也在“會議價值最大化”上表現突出。在遠程視頻會議系統平臺上召開會議,費用預算是非常低的,以一場企業年會來說,投入最低可控制在實際會議的1%以內。這種特殊的優勢,不僅使其獲得政府部門青睞,更被企事業單位所看好。具體到視頻會議所創造的“延伸收益”,應用者也深有體會,其在應急處理、市場情況監測、數據分析、決策執行等方面表現十分優秀。

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